Datenschutzinformation für unsere Beschäftigten

Im Zusammenhang mit Ihrem Beschäftigungsverhältnis muss Ihr Arbeitgeber Daten zu Ihrer Person verarbeiten. Der Umgang mit diesen sogenannten "personenbezogenen Daten" ist durch besondere gesetzliche Vorschriften geregelt. Zu diesen Vorschriften gehören insbesondere die EU Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO") und das Bundesdatenschutzgesetz ("BDSG").

Für die Unternehmen der Xella-Gruppe hat der verantwortungsvolle Umgang mit ihren personenbezogenen Daten einen hohen Stellenwert. In dieser Datenschutzinformation erläutern wir Ihnen, welche Informationen (einschließlich personenbezogener Daten) im Zusammenhang mit Ihrem Beschäftigungsverhältnis verarbeitet werden.

Insbesondere informieren wir Sie darüber,

  • welches Unternehmen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich ist, damit Sie wissen, an wen Sie sich bei Fragen wenden können;
  • dass wir für Ihr Beschäftigungsverhältnis sowohl Daten verarbeiten, die Sie im Zusammenhang mit Ihrer Einstellung mitgeteilt haben als auch Daten, die im Laufe Ihrer Tätigkeit für uns anfallen;
  • dass wir Ihre personenbezogene Daten für bestimmte festgelegte Zwecke und auf Grundlage der gesetzlichen Vorschriften verarbeiten;
  • dass bestimmte personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden müssen, weil wir ohne diese Daten das Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen nicht durchführen können
  • dass wir bestimmte personenbezogene Daten von Ihnen auch an andere Stellen oder möglicherweise auch in andere Länder übermitteln müssen und welche Vorkehrungen zum Schutze Ihrer Daten wir dabei treffen;
  • wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten speichern; und
  • welche Rechte Sie im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten haben.

Auf den folgenden Seiten finden Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist diejenige Gesellschaft der Xella-Gruppe, mit der Sie Ihren Arbeitsvertrag abgeschlossen haben bzw. die Gesellschaft, die auf Ihrem Entgeltnachweis ausgewiesen wird oder die zur Zahlung betrieblicher Versorgungsleistungen verantwortlich ist ("Vertragsarbeitgeber"). Die Kontaktdaten Ihres Vertragsarbeitgebers finden Sie in Ihrem Arbeitsvertrag bzw. als Eindruck in Ihrer Abrechnungsunterlage. Soweit in dieser Datenschutzinformation von "wir" oder "uns" die Rede ist, bezieht sich dies jeweils auf Ihren Vertragsarbeitgeber.

Soweit Ihr Vertragsarbeitgeber einen Datenschutzbeauftragten benannt hat, erreichen Sie diesen unter den Kontaktdaten Ihres Vertragsarbeitgebers. Der Datenschutzbeauftragte für die meisten deutschen Gesellschaften der Xella-Gruppe ist zudem unter datenschutz@xella.com erreichbar.

Welche Daten verarbeiten wir?

Die Durchführung Ihres Beschäftigungsverhältnisses erfordert die Verarbeitung personenbezogener Daten:

Stammdaten: Wir verarbeiten grundlegende Daten zu Ihrer Person und dem mit Ihnen bestehenden Beschäftigungsverhältnis, die wir insgesamt als "Stammdaten" bezeichnen.

Hierzu gehören insbesondere

  • sämtliche Informationen, die Sie uns im Laufe des Bewerbungsverfahrens mitgeteilt haben bzw. die wir von Ihnen erfragt haben (z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail Adresse, Geburtsdatum, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Konfession, Angaben zu Ihrer Ausbildung und zu Ihrem beruflichen Werdegang);
  • diejenigen Daten, die wir im Zusammenhang mit Ihrer Einstellung bei uns erfasst haben (wie insbesondere die Einzelheiten des mit Ihnen abgeschlossenen Arbeitsvertrages und Angaben zu Ihrer organisatorischen Einbindung in unser Unternehmen); sowie
  • diejenigen Daten, die zur Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung, zur Abrechnung betrieblicher Versorgungsleistungen oder im Rahmen einer Teilnahme an einem Mitarbeiter-Beteiligungsprogramm erforderlich sind.

Verlaufsdaten: Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die im Laufe Ihres Beschäftigungsverhältnisses anfallen, die ggf. über eine bloße Änderung Ihrer Stammdaten hinausgehen und die wir als "Verlaufsdaten" bezeichnen. Hierzu gehören insbesondere

  • Informationen über die von Ihnen erbrachte Arbeitsleistung, wie etwa An- und Abwesenheitszeiten sowie eine etwaige Bewertungen Ihrer arbeitsvertraglichen Leistung;
  • Informationen über die von uns erbrachten Leistungen, wie etwa die an Sie geleisteten Gehaltszahlungen und die Gewährung sonstiger Leistungen;
  • Informationen, die Sie uns im Laufe Ihres Beschäftigungsverhältnisses – entweder aktiv oder auf eine Anfrage von uns - zur Verfügung stellen;
  • personenbezogene Daten, die wir im Laufe Ihres Beschäftigungsverhältnisses von Ihnen oder Dritten (insbesondere staatlichen Stellen wie etwa Sozialversicherungsträgern oder (Steuer-) Behörden) erhalten. Darunter fallen zum Beispiel Hinweise auf eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit, eine Schwangerschaft bzw. Geburt eines Kindes, eine etwaige Behinderung, eine Eheschließung oder Eingehung einer Lebenspartnerschaft; sowie
  • personenbezogene Daten, die in Form einer dauerhaften Kontenführung  erforderlich sind, um z.B. Ansprüche auf betriebliche Versorgungsleistungen oder die Teilnahme an Mitarbeiter-Beteiligungsprogrammen zu dokumentieren.

Nutzungsdaten: Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die im Laufe Ihres Beschäftigungsverhältnisses aufgrund der durch Sie vorgenommenen Nutzung der betrieblichen Infrastruktur anfallen. Hierzu gehören insbesondere

  • Angaben über Ihre Nutzung der betrieblichen IT-Infrastruktur (wie etwa den geschäftlichen E-Mail-Account und Internetzugang oder die Ihnen zur Verfügung gestellten sonstigen Anwendungen, Programme und Endgeräte); sowie
  • Angaben über Ihre Nutzung sonstiger betrieblicher Infrastruktur wie etwa (Stempeluhren oder andere Zeiterfassungssysteme).

Zu den vorgenannten Datenkategorien können auch besondere Arten personenbezogener Daten gehören, insbesondere Angaben mit Bezug zu Ihrer Gesundheit (z.B. die Information über Ihre Arbeitsunfähigkeit im Falle einer Krankmeldung).

Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen verarbeiten wir Ihre Daten?
Die Verarbeitung der Stamm-, Verlaufs- und Nutzungsdaten erfolgt zur Durchführung des mit Ihnen bestehenden Beschäftigungsverhältnisses auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO und § 26 Abs. 1 BDSG.
Wir können Stamm-, Verlaufs und Nutzungsdaten auch zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen verarbeiten, denen wir unterliegen; dies erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 c) DSGVO. Zu diesen rechtlichen Verpflichtungen zählen insbesondere die für uns vorgeschriebenen Meldungen an Sozialversicherungsträger und (Steuer-) Behörden.
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen hinaus auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen von Dritten; dies erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 f) DSGVO. Zu unseren berechtigten Interessen gehören

  • konzernweite Prozesse zur internen Verwaltung von Beschäftigtendaten
  • die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und die Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
  • die Verhinderung und Aufklärung von Straftaten;
  • die Gewährleistung der Sicherheit der von uns eingesetzten IT-Systeme;
  • die Gewährleistung der Gebäude- und Anlagensicherheit.

Soweit die unter Ziffer II genannten Datenkategorien besondere Arten personenbezogener Daten (wie etwa Gesundheitsdaten) enthalten, verarbeiten wir diese für Zwecke der uns obliegenden Pflichten aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit im gesetzlich vorgesehenen Umfang; dies erfolgt auf Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 b) DSGVO.
Soweit wir Ihnen bei Begründung oder im Verlauf des Beschäftigungsverhältnisses die Möglichkeit zur Erteilung einer Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten geben, verarbeiten wir die von der Einwilligung umfassten Daten für die in der Einwilligung genannten Zwecke; dies erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO. Sofern sich die Einwilligung auf die Verarbeitung besonderer Arten personenbezogener Daten (wie etwa Gesundheitsdaten) bezieht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 a) DSGVO.

Bitte beachten Sie, dass

  • die Erteilung einer Einwilligung uns gegenüber stets freiwillig ist und weder die Erteilung noch der spätere Widerruf einer Einwilligung negative Folgen für die Durchführung Ihres Beschäftigungsverhältnisses hat;
  • dass die Nichterteilung einer Einwilligung oder deren späterer Widerruf gleichwohl mit Folgen verbunden sein kann, über die wir Sie vor Erteilung der Einwilligung informieren und
  • dass Sie eine uns gegenüber erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können, z.B. durch eine Mitteilung per Post, Fax oder E-Mail über einen der auf der ersten Seite dieser Datenschutzinformation genannten Kontaktwege.

Sind Sie verpflichtet, Daten bereitzustellen?

Die Bereitstellung der unter Ziffer II. genannten Stammdaten, Verlaufsdaten und Nutzungsdaten ist für den Abschluss des Arbeitsvertrages und dessen Durchführung zwischen Ihnen und uns erforderlich, soweit nicht von uns bei Erhebung dieser Daten ausdrücklich anders angegeben. Ohne die Bereitstellung dieser Daten können wir keinen Arbeitsvertrag mit Ihnen abschließen und diesen durchführen.

Wenn wir darüber hinaus personenbezogene Daten bei Ihnen erheben, teilen wir Ihnen bei der Erhebung mit, ob die Bereitstellung dieser Informationen gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für den Abschluss eines Vertrages (insbesondere Ihres Arbeitsvertrages) erforderlich ist. Dabei kennzeichnen wir in der Regel diejenigen Informationen, deren Bereitstellung freiwillig erfolgt und nicht auf einer der vorgenannten Verpflichtungen beruht oder nicht zum Abschluss eines Vertrages erforderlich ist.

Wer erhält Ihre Daten?

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich innerhalb unseres Unternehmens verarbeitet. Abhängig von der Art der personenbezogenen Daten haben nur bestimmte Abteilungen / Organisationseinheiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Hierzu gehören insbesondere die Personalabteilung, Ihre Vorgesetzten und – bei über die IT-Infrastruktur anfallenden Daten – in bestimmtem Umfang auch die IT-Abteilung. Durch ein Rollen- und Berechtigungskonzept ist der Zugriff innerhalb unseres Unternehmens auf diejenigen Funktionen und denjenigen Umfang beschränkt, der für den jeweiligen Zweck der Verarbeitung erforderlich ist.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten im rechtlich zulässigen Umfang auch an Dritte außerhalb unseres Unternehmens übermitteln. Zu diesen externen Empfängern können insbesondere zählen

  • verbundene Unternehmen innerhalb der Xella-Gruppe, an die wir personenbezogene Daten für interne Verwaltungszwecke übermitteln;
  • direkte oder indirekte Vorgesetzte, die bei einem anderen Unternehmen innerhalb der Xella-Gruppe beschäftigt sind, soweit dies zur Durchführung des mit Ihnen bestehenden Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist;
  • die von uns eingeschalteten Dienstleister, die für uns auf gesonderter vertraglicher Grundlage Leistungen erbringen, die auch die Verarbeitung personenbezogener Daten umfassen können, sowie die mit unserer Zustimmung eingeschalteten Subunternehmer unserer Dienstleister;
  • nicht-öffentliche und öffentliche Stellen, soweit wir aufgrund von rechtlichen Verpflichtungen zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet sind,
  • Geschäftspartner, soweit die Übermittlung personenbezogener Daten (z.B. Ihre betriebsöffentlichen Kontaktdaten) zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Wird eine automatisierte Entscheidungsfindung eingesetzt?

Bei der Begründung oder im Verlauf des Beschäftigungsverhältnisses nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) im Sinne von Artikel 22 DSGVO. Sofern wir derartige Verfahren in Einzelfällen zukünftig einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber im rechtlich vorgesehenen Umfang gesondert informieren.

Werden Daten in Länder außerhalb der EU / des EWR übermittelt?

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt innerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums; eine Übermittlung in andere Länder (sog. "Drittstaaten") ist nicht geplant.

Sofern in Einzelfällen (z.B. im Falle einer Entsendung) zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses eine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union oder des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum erforderlich wird, stellen wir Ihnen die gesetzlich vorgesehenen Informationen vor einer solchen Übermittlung zur Verfügung.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich, solange wir an dieser Speicherung ein berechtigtes Interesse haben und Ihre Interessen an der Nichtfortführung der Speicherung nicht überwiegen.

Auch ohne ein berechtigtes Interesse können wir die Daten weiterhin speichern, wenn wir hierzu gesetzlich (etwa zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten) verpflichtet sind. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten auch ohne Ihr Zutun, sobald deren Kenntnis zur Erfüllung des Zweckes der Verarbeitung nicht mehr notwendig ist oder die Speicherung sonst rechtlich unzulässig ist.

In der Regel werden die Stammdaten und die im Laufe des Beschäftigungsverhältnisses angefallenen weiteren personenbezogenen Daten mindestens bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert. Eine Löschung der Daten erfolgt spätestens im Zeitpunkt ihrer Zweckerreichung. Diese kann ggf. auch erst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses eintreten. Diejenigen personenbezogenen Daten, die wir zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten speichern müssen, werden bis zum Ende der jeweiligen Aufbewahrungspflicht gespeichert. Soweit wir personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten speichern, werden diese in der Regel gesperrt, so dass nur dann darauf zugegriffen werden kann, wenn die im Hinblick auf den Zweck der Aufbewahrungspflicht erforderlich ist.

Welche Rechte haben Sie als betroffene Person?

Sie haben als betroffene Person das Recht

  • auf Auskunft zu den über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten, Artikel 15 DSGVO;
  • auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten, Artikel 16 DSGVO;
  • auf Löschung personenbezogener Daten, Artikel 17 DSGVO;
  • auf Einschränkung der Verarbeitung, Artikel 18 DSGVO;
  • auf Datenübertragbarkeit, Artikel 20 DSGVO, und
  • auf Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, Artikel 21 DSGVO.

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich jederzeit – z.B. über einen im Kapitel "Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?" dieser Datenschutzinformation genannten Kontaktwege – an uns wenden.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Sie sind zudem berechtigt, eine Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einzulegen, Artikel 77 DSGVO.